لو انت ماسك عهدة بالاضافة لمهامك الطبيعية كمحاسب
كن حذر فانت في موقف حرج رقابيا
اداريا اي خطأ لن يفسر بحسن نية و يعرضك للشك و التدقيق
القاعدة المهنية
لايجوز للمحاسب مسك عهد مالية تتعارض مع مسؤلياته الرقابية " تعارض المسؤليات
لكن
عمليا : خاصة في المنشاءات الفردية و الصغيرة التي تعاني اداريا او مع نقص العمالة يكون هناك اضطرار الى جمع الموظفيين لاكثر من مهام
طيب الحل اية خاصة اذا كان لا مجال للرفض ؟
الحل ببساطة
*اولا
تنظيميا يكون هناك دورة مستنداية واضحة للعهدة منفصلة عن المحاسب تماما
بمعنى
يتم اثبات كل حركة مالية واستيفاء المستندات بصورة لا تدع للشك منفذ
مثاال
في حالة استلام عهدة الكاش "النقدية " يكون هنالك سندات صرف و سندات قبض و كشف يومي ببيان المدفوعات و المصروفات ورصيد الصندوق
بالاضافة يأخذ في الاعتبار ان يكون هناك امر صرف اداري او مسبب مادي للصرف و القبض
" كل ما يثبت انك لا تتصرف من حالك "
**** ثانيا - الفصل و تنظيم مهامك بحيث لا يحدث خطأ او لبس
بمعنى
مثلا
الا تقوم بالتسجيل قبل اقفال يومية الصندوق و المراجعة عليها وجرد الرصيد يوميا لو امكن
- بعد الانتهاء من اقفال اليومية اعطي لنفسك بريك "وقت للفصل " لو 10 دقائق او اكثر حتى تنفصل من مهام امين الصندوق و تستعد لعملك كمحاسب
- كمحاسب قوم بمهامك الطبيعية بالتدقيق على اليومية و التاكد من مستنداتها قبل البدء بالتسجيل " كأن من اعددها شخص اخر "
اخيرا- بعد التاكد من المستندات قم بالتسجيل و بعد الانتهاء راجع على عملك المحاسبي
ملحوظة ****
*- الجمع بين عملك و العهد هي ضرورة قد تعرض لها كثير من المحاسبين في البدايات لكن لا تجعلها عادة
*- لا تثق بمدح مديرك والثقة التي يظهرها لك لانها ستزول مع اول خطأ
*- سلم العهده ومهامها في اول فرصة تلوح لك و ركز على عملك المحاسبي
*- تنظيمك لعملك ومراجعتك على نفسك ضروروي جدا حتى لا يقع خطأ و و تذكر ان من وضع نفسه في موضع شك فلا يلوم من ساء الظن به
*- نظم مستنداتك ورتبها تسهيلا وتحسبا لاي عملية مراجعة او تدقيق
*- اذا حدث عجز او خطأ كن صريح من البداية ولا تحاول التموية او التغطيه عليه وتعلم من خطأك
*- مهما كان عليك من ضغوط لا تنسى جرد العهدة دوريا للتاكد ان عملك سليم
